Вопросы и ответы
Ко всем вопросам

Извещение об изменении при двойных обозначениях

Доброго времени суток! 
В ходе проведения инвентаризации архива технологических документов был выявлен ряд маршрутных карт с одинаковыми обозначениями. В соответствии с п.3.2 ГОСТ 3.1201-85 "ЕСТД. Система обозначений технологической документации", обозначение, присвоенное документу, не допускается использовать для обозначения другого документа. Технологи с нормоконтролем подготовили извещение об изменении обозначений маршрутных карт методом зачеркивания и исправления последних пяти цифр обозначения после точки. Однако, в соответствии с ГОСТ 2.501-2013 "ЕСКД. Правила учета и хранения" система учета КД и ТД построена таким образом, что инвентарный номер является индивидуальным и уникальным, присваемый каждому подлиннику документа и наносимый на каждый лист документа. В связи с изложенным позиция ОТД - руководствоваться в подобных случаях п. Ж Приложение М ГОСТ 2.503-2013 "ЕСКД. Правила внесения изменений" (п.ж Приложение М), т.е. оформлением извещения об аннулировании документов с указанием инв.N и последующей заменой документа с новым обрзначением. Просьба разъяснить допустима ли позиция нормоконтроля в части исправления обозначений путем зачеркивания в данном случае?

Ответ

Обозначение документа является его важнейшим реквизитом, позволяющим отличить один документ от другого. Изменение обозначения документа фактически представляет собой действие, заключающееся в исключении из обращения одного документа (с исходным обозначением) и введении в оборот другого документа (с новым обозначением). Поэтому изменение обозначения документа нельзя ставить в один ряд с изменением его содержания. С учетом изложенного, представляется правомерным аннулировать один из подлинников и в установленном порядке заменить его документом с новым обозначением, в соответствии с ГОСТ 2.503, Приложение М, п «ж». Также обращаем Ваше внимание, что утвержден ГОСТ Р 2.503-2023 (ввод в действие 01.03.2023 с одновременным ограничением действия на территории РФ ГОСТ 2.503-2013), в котором явно указано (п. 4.22): «при необходимости изменения обозначения документа необходимо выпускать новый документ (с новым обозначением) взамен предыдущего (с указанием применяемости предыдущего и нового документа)».